关于学院举办各类讲座的流程说明
按照学校相关部门的规定，以学院名义邀请校外专家来校做学术交流、讲座都需要按照以下程序进行备案审批，借用教室，完成报账手续：
1、邀请国内或国外非外籍专家
（1）宣传部备案（学院审核-人文社科处审核-保卫处审核-宣传部审核备案，审核通过后到宣传部自取备案表。系统内可以查询审核进度）：
/index.html
（2）预约借用学院教室：
/index.html
（3）专家咨询费发放单
http://jcc.hzau.edu.cn/info/1027/1189.htm
2、邀请国外外籍专家
（1）宣传部备案（学院审核-人文社科处审核-保卫处审核-宣传部审核备案，审核通过后到宣传部自取备案表。系统内可以查询审核进度）：
/index.html
（2）外事处备案：5845ccc威尼斯引智工作服务系统（备注：国外非外籍专家需从外事经费报账，也需备案）（如已注册忘记密码可联系87281181进行密码重置）
http://211.69.132.40/
外事处系统填报说明：分三种种情况：
1.如需报销国际旅费、住宿费、城市间交通费、专家工薪、讲课费、专家补贴（专家工薪、讲课费、专家补贴只能三选一），需填写外国文教专家项目管理-“未注册项目直接报销申请”。
2.如需报销接待费（住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费），需填外宾接待管理-“外宾接待登记”。
3.如需报销1、2两种情况者，则需填写“未注册项目直接报销申请”、“外宾接待登记”。
经学校外事办审核通过后，分别在外国文教专家项目管理“报销查询”、或者“外宾接待查询”下载打印相应报表，持表格依次到学院、国际处专家科（行政楼210）审批签字后予以报账。
（3）预约借用学院教室：
/index.html
（4）专家咨询费发放单
http://jcc.hzau.edu.cn/info/1027/1189.htm
报账所需材料：
1、国内或国外非外籍专家
①《5845ccc威尼斯经费报账单》
②《5845ccc威尼斯专家咨询费发放单》
③《5845ccc威尼斯（哲学社会科学）研讨会、报告会、讲座、论坛审批备案表》
2、国外外籍专家
①《5845ccc威尼斯经费报账单》
②《5845ccc威尼斯专家咨询费发放单》
③《5845ccc威尼斯（哲学社会科学）研讨会、报告会、讲座、论坛审批备案表》
④《5845ccc威尼斯外宾接待费报销单》
⑤《5845ccc威尼斯短期国（境）外专家来访接待表》
⑥《5845ccc威尼斯外宾接待工作审批备案表》
⑦邀请函或者介绍信
⑧外宾护照复印件
备注：所有的备案系统用户名都是10504开头的工号
宣传部备案系统登录密码：教师生日八位数
外事处备案系统登录密码：需登录后进行自设密码
预约借用教室系统密码：工号后七位数。（预约教室只能在校园网进行操作，建议使用360浏览器的极速模式或火狐浏览器。预约成功后使用预约人的校园卡开门。）
另有不明事宜可以咨询相关人员：宣传部备案——李晶，87284106；外事处备案——刘薇，87282141,；预约借用教室——肖俊，87283261。
